La aplicación gratuita de WhatsApp Business incluye herramientas sencillas para que ninguna paciente se quede sin respuesta mientras recepción está ocupada o la clínica está cerrada. Bien configuradas, ahorran tiempo; mal escritas, suenan frías. Esta guía explica qué hace cada una, cómo activarla y qué mensajes usar.
Las palabras entre corchetes, como [Clínica] o [horario], son los datos que debes sustituir. Si buscas avisos de cita, tienes plantillas en mensajes de recordatorio de cita.
Qué permite automatizar WhatsApp Business gratis
Conviene distinguir lo que se envía solo de lo que sigue enviando una persona:
- Mensaje de bienvenida (automático). Se envía cuando alguien escribe por primera vez o tras 14 días sin actividad en el chat.
- Mensaje de ausencia (automático). Se envía a quien escribe mientras está activo: siempre, en un horario personalizado o fuera del horario comercial del perfil.
- Respuestas rápidas (manuales). Textos guardados con un atajo. No se envían solos: alguien del equipo los elige, los revisa y los envía.
- Etiquetas (organización). Sirven para clasificar conversaciones, por ejemplo «Nueva consulta» o «Pendiente de cita». No envían mensajes.
- Catálogo (opcional). Permite mostrar servicios. En una clínica estética suele bastar con describir los tratamientos de forma general y explicar que el plan se define en la valoración.
Lo que la aplicación gratuita no hace por sí sola: entender lo que pregunta la paciente, responder a cada consulta concreta ni reservar en tu agenda. Los mensajes automáticos son siempre el mismo texto para todas las personas.
Cómo configurar los mensajes automáticos
Los pasos siguientes resumen la ayuda oficial de WhatsApp. Los nombres de los menús pueden variar ligeramente según la versión de la aplicación y si usas Android o iPhone; normalmente están en Herramientas (o Herramientas para la empresa).
Mensaje de bienvenida
- Abre Herramientas y entra en «Mensaje de bienvenida».
- Activa «Enviar mensaje de bienvenida».
- Edita el texto y confirma.
- En «Destinatarios», elige entre todos, quienes no están en tu libreta de contactos, todos excepto algunos, o solo algunos.
- Guarda los cambios.
Mensaje de ausencia
- Abre Herramientas y entra en «Mensaje de ausencia».
- Activa «Enviar mensaje de ausencia» y edita el texto.
- En «Horario», elige enviar siempre, un horario personalizado o fuera del horario comercial. Esta última opción requiere tener el horario definido en el perfil de empresa.
- Elige los destinatarios y guarda.
Respuestas rápidas
- Abre Herramientas y entra en «Respuestas rápidas».
- Añade una nueva, escribe el mensaje y asígnale un atajo, por ejemplo «/precios».
- En un chat, escribe «/» para ver tus respuestas rápidas, elige una, revísala y envíala.
Antes de dar por terminada la configuración, escríbete desde otro número para comprobar cómo llegan los mensajes.
Ejemplos de mensajes de bienvenida
Un buen mensaje de bienvenida presenta la clínica, dice cuándo responderéis y ayuda a la paciente a contar qué necesita. Mejor breve: es lo primero que lee.
Cercano y general
¡Hola! Gracias por escribir a [Clínica]. Cuéntanos en qué podemos ayudarte y te respondemos en cuanto podamos, normalmente en [tiempo de respuesta].
Orientado a la primera valoración
Hola, te damos la bienvenida a [Clínica]. Si es tu primera vez, lo habitual es empezar con una valoración para conocerte y explicarte las opciones. Dinos qué te interesa y qué días te vienen mejor, y te proponemos horarios.
Con opciones para orientar la consulta
Hola, gracias por contactar con [Clínica]. Para atenderte mejor, dinos si quieres: 1. Pedir una primera valoración 2. Cambiar o consultar una cita 3. Información general Una persona del equipo te contestará en breve.
Ejemplos de mensajes de ausencia
El mensaje de ausencia no sustituye la respuesta: la anuncia. Indica cuándo volveréis a contestar y, si procede, qué hacer mientras tanto.
Fuera de horario
Hola, gracias por escribir a [Clínica]. Ahora mismo estamos fuera de horario. Te responderemos a partir de las [hora] del próximo día laborable. Nuestro horario es [horario].
Festivos
Hola, hoy [Clínica] permanece cerrada por festivo. Retomamos la atención el [día] a las [hora] y contestaremos los mensajes por orden de llegada. ¡Gracias por tu paciencia!
Vacaciones
Hola, [Clínica] está cerrada por vacaciones del [fecha inicio] al [fecha fin]. A la vuelta responderemos todos los mensajes. Si ya tienes cita en esas fechas, te contactaremos para cambiarla.
Recepción temporalmente ocupada
Hola, ahora mismo estamos atendiendo a otras pacientes en recepción. Hemos recibido tu mensaje y te respondemos en cuanto quedemos libres. Gracias por esperar.
Para el último caso, usa un horario personalizado y desactívalo al terminar: si queda activo, el mensaje perderá credibilidad.
Respuestas rápidas para clínicas estéticas
Las respuestas rápidas son útiles para la información administrativa que se repite cada día. Como las envía una persona, puedes ajustarlas a cada paciente antes de mandarlas.
Primera valoración (/valoracion)
En la primera valoración conocemos lo que te gustaría conseguir, revisamos tu caso y te explicamos las opciones posibles. Dura aproximadamente [duración]. ¿Te propongo un par de horarios esta semana?
Información general sobre precios (/precios)
El precio depende del tratamiento y de lo que se valore en consulta, por eso preferimos no dar una cifra cerrada por aquí. En la primera valoración te explicamos el plan y su presupuesto antes de empezar. ¿Quieres que te reserve una?
Ubicación (/ubicacion)
Estamos en [dirección], [referencia cercana]. Aquí tienes la ubicación: [enlace de mapa]. [Información sobre aparcamiento o transporte público].
Horarios (/horario)
Nuestro horario es [días y horas]. Los mensajes que llegan fuera de ese horario los respondemos al día siguiente laborable.
Solicitud de información (/info)
Gracias por tu interés. Para darte la información adecuada, ¿nos cuentas qué tratamiento o zona te interesa? Si lo prefieres, también podemos llamarte: dinos a qué hora te viene bien.
El perfil de empresa también genera algunas respuestas predeterminadas con la dirección y el horario si los has completado.
Qué no conviene automatizar con pacientes
Los mensajes automáticos y las respuestas rápidas deben limitarse a información administrativa: horarios, ubicación, cómo pedir cita o en qué consiste una valoración.
- Orientación clínica. Si un tratamiento es adecuado, contraindicaciones, medicación o resultados esperables los valora siempre un profesional.
- Dudas después de un tratamiento. Una inflamación o una molestia merecen una respuesta personal y rápida, no un texto genérico.
- Datos de salud. No pidas por un mensaje automático información médica. Si la paciente la comparte, trátala con la confidencialidad que exige la normativa de protección de datos.
- Precios cerrados. Dar cifras sin valoración genera expectativas que luego no se cumplen.
Una regla sencilla: si la respuesta depende de la persona, la escribe una persona.
Cuándo se quedan cortas las respuestas automáticas
Para muchas clínicas, la bienvenida, la ausencia y unas buenas respuestas rápidas son suficientes. Pueden quedarse cortas cuando:
- Llegan muchas consultas fuera de horario y se acumulan hasta el día siguiente.
- Recepción dedica buena parte de la jornada a contestar las mismas preguntas.
- La paciente pregunta y quiere reservar en el momento, no esperar respuesta.
- WhatsApp convive con Instagram y llamadas, y cada canal se gestiona por separado.
En esos casos, el paso siguiente es un sistema que entienda la consulta, responda con la información de la clínica y derive al equipo lo que necesita criterio profesional. Explicamos cómo organizar ese tipo de atención en WhatsApp para clínicas estéticas y, de forma más amplia, en cómo automatizar la atención de una clínica estética.
Preguntas frecuentes
- ¿Los mensajes automáticos funcionan si el móvil está apagado?
- Según la ayuda oficial de WhatsApp, el dispositivo necesita conexión a Internet para enviar los mensajes de bienvenida y de ausencia. Si el teléfono principal de la clínica se queda sin batería o sin conexión, conviene no dar por hecho que la paciente ha recibido la respuesta.
- ¿Por qué una paciente no ha recibido el mensaje de bienvenida?
- El mensaje de bienvenida solo se envía cuando alguien escribe por primera vez o tras 14 días sin actividad en ese chat. Revisa también los destinatarios elegidos: si has marcado «Los que no están en la libreta de contactos», las pacientes guardadas en la agenda no lo recibirán.
- ¿Puedo usar a la vez el mensaje de bienvenida y el de ausencia?
- Sí, son funciones independientes. Lo recomendable es que no digan lo mismo: la bienvenida presenta la clínica y orienta la conversación; la ausencia explica cuándo responderéis. Revisa cómo se ven juntos enviándote un mensaje de prueba desde otro número.
- ¿Cuántas respuestas rápidas puedo guardar?
- La ayuda oficial de WhatsApp indica un máximo de 50 respuestas rápidas. Para una clínica suele bastar con una docena bien escritas. Guarda una copia fuera de la aplicación, porque una respuesta rápida eliminada no se puede recuperar.
- ¿Sirven estos mensajes para enviar recordatorios de cita?
- No. Los mensajes de bienvenida y ausencia solo responden cuando la paciente escribe; no envían avisos por iniciativa de la clínica. Para recordatorios tienes plantillas específicas en nuestra guía de recordatorios de cita.
Más guías prácticas para la recepción en Recursos.
Siguiente paso
Ya tienes WhatsApp Business configurado. El siguiente paso es ver cómo Disruptalia atiende WhatsApp, Instagram y llamadas cuando las respuestas automáticas se quedan cortas.
Descubre cómo funciona Disruptalia